Wiedza z zakresu prawa pracy
W każdej firmie dużej czy małej zatrudniane są osoby. Pracownicy muszą zostać objęci opieką właśnie specjalisty ds. kadr i płac (specjalisty ds. kadrowo – księgowych). W zależności od tego jaki jest zakres wykonywanych czynności na w/w stanowisku możemy podzielić sobie powyższe obowiązki.
Działania kadrowe należy rozpocząć od zatrudnienia pracownika a co za tym idzie szeregu dokumentacji podczas przyjęcia nowej osoby do firmy.
Specjalista ds. kadr zacznie od działań związanych z HR-em – mianowicie od wybrania odpowiedniej osoby spośród kandydatów na dane stanowisko. Nie zawsze rekrutacja jest w kwestii obowiązków w/w osoby, ale z uwagi na możliwe kompetencje będzie osobą współodpowiedzialną za pozyskiwanie nowych pracowników. Jeśli już mamy wybranego kandydata – zaczyna się proces związany z podjęciem zatrudnienia. I tu właśnie specjalista ds. kadr przygotowuje całą dokumentację. Rozpocznie od omówienia warunków zatrudnienia jednocześnie kierując osobę na badania lekarskie do lekarza medycyny pracy. Służy to zweryfikowaniu stanu zdrowia, aby można było wykonywać czynności na stanowisku pracy odpowiednio do zaplanowanej pracy. W pierwszym dniu pracy również pracownik jest kierowany na szkolenie wstępne BHP (Bezpieczeństwa i Higieny Pracy). Takie szkolenia będą odbywać się systematycznie co kilka lat, w zależności na jakim stanowisku jest zatrudnienie. Po szkoleniu oraz wizycie lekarskiej specjalista ds. kadr przekazuje do zapoznania się i podpisania umowę o pracę oraz szereg dokumentów związanych z zatrudnieniem (np. regulamin pracy czy wynagradzania oraz informacje o urlopie wypoczynkowym).
Zbiór dokumentacji pracowniczej nowego pracownika
Dla pracownika ds. kadr zaczyna się zbiór dokumentacji pracowniczej nowego pracownika – akta osobowe. Składają się one z 4 części – każda dotyczy innego czasu zatrudnienia pracownika oraz innych dokumentów.
Część A
Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie (np. cv, podanie, zaświadczenia, świadectwa szkolne czy świadectwa pracy)
Część B
Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia (np. umowa o pracę oraz aneksy do umów, zakresy czynności, zaświadczenia czy certyfikaty o przebytych szkoleniach czy kursach podnoszących kwalifikacje, urlopy macierzyńskie, ojcowskie, rodzicielskie, bezpłatne, itp.)
Część C
Dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy (m.in. świadectwo pracy)
Część D
Przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach (np. upomnienia, nagany, kary)
Warto dodać, że taka dokumentacja – akta osobowe – prowadzone są dla każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę – w zależności od ilości zatrudnionych pracowników może ich być 5 lub 50 lub 500.
Akta osobowe są dokumentacją potwierdzającą cały przebieg zatrudnienia u danego pracodawcy i to na specjaliście ds. kadr ciąży obowiązek prawidłowego prowadzenia i zbierania niezbędnych danych. W przypadku kontroli przez np. Państwową Inspekcję Pracy – dokumentacja ta jest sprawdzana przez Inspektora w obecności specjalisty ds. kadr. A co za tym idzie, wszystko musi być zgodne z przepisami – co nie zawsze jest łatwe bo przepisy się zmieniają. Oprócz akt osobowych specjalista ds. kadr i płac (specjalista ds. kadr) musi mieć wiedzę teoretyczną i praktyczną przy naliczaniu i rozliczaniu urlopów wypoczynkowych pracowników. Różny staż pracy, niepełny etat – to główne kwestie do prawidłowego wyliczenia ilości dni urlopu wypoczynkowego na dany rok kalendarzowy.
Listy obecności czy karty czasu pracy to kolejny ważny element pracownika kadrowego – odpowiednia ewidencja pozwoli na prawidłowe rozliczenie czasu pracy – np. naliczenie dodatków za pracę w porze nocnej czy pracy w godzinach nadliczbowych.
Uprawnienia związane z rodzicielstwem
Specjalista ds. kadr i płac (specjalista ds. kadr) musi posiadać wiedzę o tym jak naliczać, ile tygodni i w jakim czasie przyjmować wnioski o urlop macierzyński, urlop ojcowski czy urlop rodzicielski. Świeżo upieczeni rodzice nie zawsze mają głowę i czas, aby te kwestie uregulować. Jest to również ważne nie tylko w nieobecności rodziców w pracy ale również z prawidłowo naliczonym wynagrodzeniem właśnie za ten czas opieki nad nowym członkiem rodziny. I tu należy pamiętać o opcji 80% wynagrodzenia przez całe 52 tygodnie bądź 100% (urlop macierzyński i 60% urlop rodzicielski).
Do obowiązków dochodzą jeszcze kwestie związane z regulaminami np. pracy czy wynagradzania. Jeśli jest wymóg prawny również regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wszystkie te dokumenty muszą być sporządzone przez specjalistę ds. kadr i płac – sprawdzone pod względem prawnym i podpisane przez każdego zatrudnionego pracownika.
Często jest też tak, że specjalista ds. kadr i płac (specjalista ds. kadr) odpowiedzialny jest za odpowiednią atmosferę w firmach. Służy temu system motywacyjny pracowników oraz zbieranie opinii o pracy czy współpracownikach oraz o propozycjach zmian.
Naliczanie i wypłacanie wynagrodzeń dla pracowników
Jednak nie tylko wynagrodzenie jest w obowiązkach specjalisty ds. płac. Jednym z dość ważnych obowiązków jest rozliczenie zakładu pracy a co za tym idzie każdego pracownika wobec urzędów skarbowych, czyli złożenie tzw. PIT. Da to obraz czy specjalista ds. płac dobrze naliczał i rozliczał np. podatek dochodowy od osób fizycznych.
Ubezpieczenie społeczne
Oprócz Urzędów Skarbowych ważny jest również kontakt specjalisty ds. płac z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Odpowiednie objęcie każdego pracownika ubezpieczeniem społecznym czy prawidłowe zgłoszenie pracownika da spokojną pracę specjaliście ds. płac. Zgłoszenia te są uzależnione od tego czy jest to umowa o pracę czy cywilnoprawna czy pracownik ma jeden etat czy kilka, czy jest np. emerytem bądź czy prowadzi działalność gospodarczą. Dla prawidłowego zgłoszenia pracowników służy program Płatnik, który ułatwia przekazywanie informacji i dokumentacji między pracodawcą a właśnie Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
Składka zdrowotna
Na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych nie powinny stanowić problemu dla osoby rozliczającej pracowników.
Pracownik w pełni sił to głównie wynagrodzenie za pracę czy urlop wypoczynkowy, nagrody, premie itp., ale może się zdarzyć tak, że pracownik zachoruje i tu ważna jest znajomość przepisów prawa pracy czy odpowiednich rozporządzeń, aby taki pracownik mimo choroby dostał wynagrodzenie.
Specjalista ds. płac musi wiedzieć czy będzie to zasiłek chorobowy czy wynagrodzenie za czas choroby. A może już czas złożyć wniosek o świadczenie rehabilitacyjne. Te i inne kwestie tzw. „chorobowe” są bardzo istotne dla pracownika jak również dla pracodawcy. Odpowiednie naliczenie i rozliczenie nie przysporzy nam dodatkowej pracy ani kontroli z Instytucji.
Oprócz wiedzy teoretycznej specjalista ds. kadr i płac powinien posługiwać się odpowiednim programem komputerowym kadrowo – płacowym. Ta umiejętność i wiedza pozwoli na szybsze, sprawniejsze działania związane z obsługą pracowników. Umowy, urlopy czy wynagrodzenia nie są wtedy problemem.
Dodatkową umiejętnością dla specjalisty ds. kadr i płac jest obsługa programu MS Excel – odpowiednie funkcje czy formuły są ułatwieniem dla wykonywanej pracy.
Szkolenie związane z prowadzeniem kadr i płac
Zajęcia teoretyczne
to podstawy na temat kadr (m.in. regulaminy, akta osobowe, umowy o pracę , urlopy wypoczynkowe, czas pracy wraz z rozliczeniem), płac (m.in. wynagrodzenia, naliczanie wynagrodzeń, rozliczanie ekwiwalentów, urlopów wypoczynkowych, dodatki do wynagrodzeń, odprawy, listy płac itp.).
Zajęcia praktyczne
to zajęcia komputerowe – głównie z użyciem programu księgowo kadrowego OPTIMA oraz programu Płatnik. Również przydatne funkcje MS Excel będą zaprezentowane. Oprócz programu Optima pokażemy inne programy np. Symfonia czy Gratyfikant.
Uczestnicy szkolenia zdobędą podstawową niezbędną wiedzę do pracy na stanowisku kadrowo – płacowym. Zapewnione są materiały dydaktyczne w postaci podręcznika oraz skryptów.