Czym jest Excel?
Microsoft Excel to program do obsługiwania arkuszy kalkulacyjnych, który umożliwia wprowadzenie wartości liczbowych lub danych do wierszy lub kolumn arkusza kalkulacyjnego, a także używać tych wpisów numerycznych do obliczeń, wykresów i analizy statystycznej. Excel jest zwykle używany do organizowania danych i przeprowadzania analiz finansowych. Jest używany we wszystkich funkcjach biznesowych i firmach od małych do dużych.
Ze względu na swoją niezwykłą wszechstronność i moc, Excel stał się jednym z najczęściej używanych programów w świecie biznesu od czasu jego uruchomienia w 1985 roku. Rzeczywiście, renesans komputerów osobistych w latach 80. i 90. był w dużej mierze napędzany przez wiele zastosowań Excela i inne oprogramowanie do arkuszy kalkulacyjnych. W przeciwieństwie do edytora tekstu, takiego jak Microsoft Word, dokumenty programu Excel składają się z kolumn i wierszy danych, złożonych z pojedynczych komórek. Każda z tych komórek może zawierać tekst lub wartości liczbowe, które można obliczyć za pomocą formuł.
Główne zastosowania programu Excel obejmują:
Wprowadzanie danych
Zarządzanie danymi
Rachunkowość
Analiza finansowa
Wykresy i wykresy
Programowanie
Zarządzanie czasem
Zarządzanie zadaniami
Modelowanie finansowe
Zarządzanie relacjami z klientami (CRM)
Prawie wszystko, co trzeba zorganizować!
Jak jest zbudowany Excel?
Pasek menu wyświetla wszystkie menu dostępne do użycia w Excel XP. Zawartość dowolnego menu można wyświetlić, klikając lewym przyciskiem myszy nazwę menu.
pasek narzędzi
Niektóre polecenia w menu są powiązane z obrazami lub ikonami. Te zdjęcia mogą również pojawiać się jako skróty na pasku narzędzi.
Nagłówki kolumn
Każdy arkusz kalkulacyjny programu Excel zawiera 256 kolumn. Każda kolumna jest nazywana literą lub kombinacją liter.
Nagłówki wierszy
Każdy arkusz kalkulacyjny zawiera 65 536 wierszy. Każdy wiersz jest nazywany numerem.
Pole nazwy
Pokazuje adres bieżącego wyboru lub aktywnej komórki.
Pasek formuły
Pasek formuły wyświetla wprowadzone informacje – lub wprowadzane podczas pisania – w bieżącej lub aktywnej komórce. Zawartość komórki można również edytować na pasku formuły.
Komórka
Komórka jest przecięciem kolumny i wiersza. Każda komórka ma unikalny adres komórki. Na powyższym rysunku adres komórki wybranej komórki to B3. Ciężka granica wokół wybranej komórki nazywana jest wskaźnikiem komórki.
Przyciski nawigacyjne i zakładki arkuszy
Przyciski nawigacyjne umożliwiają przejście do innego arkusza w skoroszycie programu Excel. Służą do wyświetlania pierwszego, poprzedniego, następnego i ostatniego arkusza roboczego w skoroszycie.
Karty arkuszy rozdzielają skoroszyt na określone arkusze. Skoroszyt ma domyślnie trzy arkusze robocze. Skoroszyt musi zawierać co najmniej jeden arkusz.
Skoroszyty i arkusze robocze
Skoroszyt automatycznie wyświetla w obszarze roboczym po otwarciu programu Microsoft Excel XP. Każdy ze skoroszytów zawiera trzy arkusze robocze . Arkusz roboczy to siatka komórek składająca się z 65 536 wierszy na 256 kolumn. Informacje arkusza kalkulacyjnego – tekst, liczby lub wzory matematyczne – są wprowadzane do różnych komórek.
Do nagłówków kolumn odwołują się znaki alfabetu w szarych polach, które biegną po ekranie programu Excel, począwszy od kolumny A i kończąc na kolumnie IV.
Do wierszy odwołują się liczby pojawiające się po lewej stronie, a następnie ekran Excela. Pierwszy wiersz ma nazwę wiersz 1, a ostatni wiersz ma nazwę 65536.
Ważne warunki
Skoroszyt składa się z trzech arkuszy.
Arkusze są oznaczone Arkusz1, Arkusz2 i Arkusz3 .
Każdy arkusz programu Excel składa się z kolumn i wierszy.
Aby uzyskać dostęp do arkusza , kliknij kartę „ Arkusz #” .
Co to jest komórka w arkuszu kalkulacyjnym?
Komórka jest najbardziej podstawową jednostką pamięci w arkuszu kalkulacyjnym.
Są to skrzynki, które widzisz w pustym dokumencie, który jest otwarty w programie arkusza. Komórki w arkuszu kalkulacyjnym przechowują dane, są zorganizowane w kolumnie i wierszu w arkuszu i mogą być sformatowane pod kątem estetyki lub widoczności.
Komórka jest punktem przecięcia między rzędu i kolumny w arkuszu, która rozpoczyna się od komórki A1. W poniższym przykładzie podświetlona komórka jest wyświetlana w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Excel. D8 (kolumna D, wiersz 8) to podświetlona komórka. Wszelkie modyfikacje dokonane podczas podświetlania tej komórki będą ograniczone do tego elementu w arkuszu Komórka może zawierać jeden z trzech typów wpisów:
1. Liczby lub wartości ( dane liczbowe )
2. Etykiety (dane alfabetyczne lub alfanumeryczne )
3. Formuły (wyrażenia obliczeń lub zależności między komórkami) .
W aplikacjach arkusza kalkulacyjnego komórka jest polem, w którym można wprowadzić pojedynczy element danych . Dane to zazwyczaj tekst , wartość liczbowa lub formuła . Cały arkusz składa się z wierszy i kolumn w komórkach . Komórka arkusza kalkulacyjnego jest analogiczna do pola w systemach zarządzania bazami danych . Poszczególne komórki są zazwyczaj identyfikowane przez literę kolumny i numer wiersza. Na przykład D12 określa komórkę w kolumnie D i wierszu 12
Wprowadzanie danych Excel
- Aby wprowadzić dane w programie Excel, wybierz komórkę i zacznij pisać. Zobaczysz tekst pojawiający się zarówno w komórce, jak i na pasku formuły powyżej.
- Aby poinformować program Excel o zaakceptowaniu wpisanych danych, naciśnij klawisz Enter. Informacje zostaną wprowadzone natychmiast, a kursor przesunie się o jedną komórkę w dół.
- Możesz także nacisnąć klawisz tabulacji zamiast klawisza Enter. Po naciśnięciu karty kursor przesunie się o jedną komórkę w prawo po wprowadzeniu informacji.
- Gdy program Excel widzi, że wpisujesz na listę, naciśnięcie klawisza Enter na końcu wiersza spowoduje przesunięcie kursora w dół o jeden wiersz i powrót do pierwszej kolumny
- W dowolnym momencie podczas pisania możesz nacisnąć klawisz Escape, aby anulować. Powoduje to powrót programu Excel do stanu sprzed rozpoczęcia pisania
- Jeśli chcesz usunąć informacje, które zostały już wprowadzone, wybierz komórki i naciśnij klawisz Delete
Typy danych w arkuszu kalkulacyjnym
Arkusze kalkulacyjne składają się z kolumn i wierszy, które tworzą siatkę komórek. Zazwyczaj każda komórka zawiera pojedynczy element danych. Oto wyjaśnienie trzech typów danych najczęściej używanych w programach arkuszy kalkulacyjnych:
Dane tekstowe, zwane także etykietami , są używane do nagłówków arkuszy i nazw identyfikujących kolumny danych. Dane tekstowe mogą zawierać litery, cyfry i znaki specjalne, takie jak! lub &. Domyślnie dane tekstowe są wyrównane w komórce.
Dane liczbowe , zwane także wartościami, są używane w obliczeniach. Domyślnie liczby są wyrównane do prawej w komórce. Oprócz rzeczywistych liczb program Excel zapisuje również daty i godziny jako liczby. Inne programy arkuszy kalkulacyjnych traktują daty i godziny jako oddzielną kategorię danych. Problemy pojawiają się, gdy liczby są sformatowane jako dane tekstowe. Zapobiega to ich użyciu w obliczeniach.
Formuły to równania matematyczne, które działają w połączeniu z danymi z innych komórek w arkuszu kalkulacyjnym. Proste formuły służą do dodawania lub odejmowania liczb. Zaawansowane formuły wykonują równania algebraiczne. Funkcje arkusza kalkulacyjnego są formułami wbudowanymi w program Excel.
Jakie są zastosowania Excela?
Wprowadzanie i przechowywanie danych
Na najbardziej podstawowym poziomie Excel jest doskonałym narzędziem do wprowadzania i przechowywania danych. W rzeczywistości rozmiar pliku Excel jest ograniczony tylko mocą obliczeniową urządzenia i pamięcią. Arkusze robocze mogą zawierać najwyżej 1 048 576 wierszy i 16 384 kolumny. Oczywiście program Excel może przechowywać wiele danych. Ponadto funkcje takie jak Data Form ułatwiają wprowadzanie i przeglądanie danych, dzięki czemu użytkownicy mogą tworzyć niestandardowe formularze wprowadzania danych dostosowane do ich konkretnych potrzeb biznesowych. Może to być wykorzystane do tworzenia i utrzymywania list mailingowych klientów lub list zmian roboczych pracowników.
Gromadzenie i weryfikacja danych biznesowych
Firmy często wykorzystują wiele systemów (np. CRM, zasoby), z których każda ma własną bazę danych i dzienniki. Wszystkie z nich można wyeksportować do programu Excel w celu ułatwienia dostępu. Program może być również używany do czyszczenia danych, usuwając niekompletne lub zduplikowane wpisy; eliminacja takich danych od początku jest konieczna, ponieważ może wpływać na późniejszą analizę i raportowanie.
Obowiązki administracyjne i kierownicze
Jednym z aspektów obowiązków menedżerskich jest tworzenie i zarysowanie procesów biznesowych. Pomaga to w optymalizacji procesów i jest skutecznym narzędziem do organizowania procedur i scenariuszy. Program Excel oferuje narzędzia, które umożliwiają użytkownikom tworzenie schematów blokowych , które mogą zawierać tekst, obrazy i animacje.
Rachunkowość i budżetowanie
Excel zawiera nawet szablony księgowości i budżetowania, które są łatwe w użyciu. Stamtąd dostępne są wbudowane funkcje obliczeniowe i formuły oprogramowania, które pomagają organizować i syntetyzować wyniki.
Analiza danych
Więc zostałeś porzucony z ogromną stertą danych i oskarżony o wyciągnięcie z niego wglądu. Nie martw się, ponieważ Excel może również pomóc w zarządzaniu i syntezie wyraźnych komunikowalnych wyników. Jedną z najlepszych funkcji do tego celu jest nazwa tabel przestawnych . Pozwalają użytkownikom skonsolidować i skoncentrować się na pewnych segmentach danych z dużego zestawu danych, tworząc zwięzłe migawki, które można wykorzystać jako interaktywny raport podsumowujący. Stosując filtry lub wymieniając segmenty danych, można łatwo zmienić tabelę, aby wyświetlić żądane pola danych.
Raportowanie + wizualizacje
Dane zarówno z surowych zestawów danych, jak i tabel przestawnych mogą być nawet używane do tworzenia wykresów i wykresów. Które mogą być wykorzystane do formalnych raportów, prezentacji lub pomocy w analizie danych. Jako, że mogą dostarczyć innej perspektywy na trendy i wydajność. Excel ponownie oferuje szereg gotowych szablonów wykresów, ale także pozwala użytkownikom na precyzyjne dostrajanie szczegółów, takich jak kolory, wartości osi i komentarze tekstowe. Raportowanie wizualne może być stosowane we wszystkich sektorach biznesu. Na przykład zespoły marketingowe mogą wykorzystać wykres kolumnowy, aby zgłosić skuteczność kampanii reklamowej w czasie i porównać ją z poprzednimi kampaniami.
Prognozowanie
Podczas gdy raportowanie i przeglądanie wyników jest ważnym aspektem każdej firmy, prognozowanie i przygotowywanie się do różnych scenariuszy i zmian jest równie istotne. Program Excel w połączeniu z oprogramowaniem innej firmy może być używany podczas symulowania prognoz finansowych przy użyciu danych z przeszłości. Excel może również użyć zestawu danych wykresu do utworzenia formuły, która może być używana do obliczania przyszłych wartości.
Formuła Excel podstawy
Excel używa standardowych operatorów dla formuł, takich jak znak plusa dla dodawania ( + ), znak minus dla odejmowania ( – ), gwiazdka dla mnożenia ( * ), ukośnik dla dzielenia ( / ) i karetka ( ^ ) dla wykładników .Wszystkie formuły w programie Excel muszą zaczynać się od znaku równości ( = ). Dzieje się tak, ponieważ komórka zawiera lub jest równa formule i wartości, którą oblicza.
Gdy użytkownik wpisze znak równości w komórce, zaczyna tworzyć formułę.
Przykłady formuły obejmują:
= 4 + 3
= A3 + C9
= B7 + B8- (4 * 2) +1
Funkcje Excel podstawy
Funkcja jest wstępnie zdefiniowany wzór , który wykonuje obliczenia przy użyciu podanych wartości w określonej kolejności. Jedną z kluczowych zalet funkcji jest to, że mogą zaoszczędzić czas, ponieważ nie musisz sam pisać formuły. Excel ma setki funkcji, które pomagają w obliczeniach.
Aby poprawnie korzystać z tych funkcji, należy zrozumieć różne części funkcji i utworzyć argumenty w funkcjach do obliczania wartości i odwołań do komórek.
Przykłady formuły
Gdy użytkownik wpisze znak równości w komórce, zaczyna tworzyć formułę.
Przykłady formuły obejmują:
= 4 + 3
= A3 + C9
= B7 + B8- (4 * 2) +1
Zaawansowane formuły Excel
MECZ INDEKSU
Wzór: = INDEKS (C3: E9, MATCH (B13, C3: C9,0), MATCH (B14, C3: E3,0))
Jest to zaawansowana alternatywa dla formuł VLOOKUP lub HLOOKUP (które mają kilka wad i ograniczeń). INDEKS MATCH to potężna kombinacja formuł Excela, która przeniesie analizę finansową i modelowanie finansowe na wyższy poziom.
INDEX zwraca wartość komórki w tabeli na podstawie kolumny i numeru wiersza.
MATCH zwraca pozycję komórki w wierszu lub kolumnie.
JEŻELI w połączeniu z AND / OR
Wzór: = JEŻELI (I (C2> = C4, C2 <= C5), C6, C7)
Każdy, kto spędził dużo czasu na robieniu różnego rodzaju modeli finansowych, wie, że zagnieżdżone formuły IF mogą być koszmarem. Połączenie IF z AND lub OR może być świetnym sposobem na łatwiejsze kontrolowanie formuł i łatwiejsze zrozumienie dla innych użytkowników.
PRZESUNIĘCIE połączone z SUMĄ lub ŚREDNIO
Wzór: = SUMA (B4: PRZESUNIĘCIE (B4,0, E2-1))
Funkcja OFFSET sama w sobie nie jest szczególnie zaawansowana, ale kiedy połączymy ją z innymi funkcjami, takimi jak SUMA lub ŚREDNIA, możemy stworzyć dość wyrafinowaną formułę. Załóżmy, że chcesz utworzyć dynamiczną funkcję, która może sumować zmienną liczbę komórek. Dzięki zwykłej formule SUM ograniczasz się do obliczeń statycznych, ale dodając PRZESUNIĘCIE możesz mieć odwołanie do odwołania do komórki.
Jak to działa: Aby ta formuła działała, zastępujemy końcową komórkę odniesienia funkcji SUM funkcją OFFSET. To sprawia, że formuła jest dynamiczna, a komórka określana jako E2 to miejsce, w którym można powiedzieć Excelowi, ile kolejnych komórek chce się dodać. Teraz mamy kilka zaawansowanych formuł Excel!
WYBIERZ
Wzór: = WYBIERZ (wybór, opcja1, opcja2, opcja3)
Funkcja WYBIERZ doskonale nadaje się do analizy scenariuszy w modelowaniu finansowym. Pozwala wybrać pomiędzy określoną liczbą opcji i zwrócić „wybrany” wybór. Na przykład wyobraź sobie, że masz trzy różne założenia dotyczące wzrostu przychodów w przyszłym roku: 5%, 12% i 18%. Za pomocą formuły WYBIERZ możesz zwrócić 12%, jeśli powiesz Excelowi, że chcesz wybrać # 2.
XNPV i XIRR
Wzór: = XNPV (stopa dyskontowa, przepływy pieniężne, daty)
Jeśli jesteś analitykiem zajmującym się bankowością inwestycyjną , badaniem kapitału, planowaniem i analizą finansową ( FP&A ) lub jakimkolwiek innym obszarem finansów korporacyjnych, który wymaga dyskontowania przepływów pieniężnych, to te formuły są ratownikiem!
Mówiąc najprościej, XNPV i XIRR umożliwiają zastosowanie określonych dat do każdego indywidualnego przepływu środków pieniężnych, który jest dyskontowany. Problem z podstawowymi formułami NPV i IRR programu Excel polega na tym, że zakładają, że okresy między przepływami pieniężnymi są równe. Rutynowo, jako analityk, będziesz miał sytuacje, w których przepływy pieniężne nie są wyrównane w czasie, a ta formuła jest sposobem, w jaki to naprawisz.
SUMA I LICZ.JEŻELI
Wzór: = LICZ.JEŻELI (D5: D12, ”> = 21 ″)
Te dwie zaawansowane formuły są świetnym zastosowaniem funkcji warunkowych. SUMAF dodaje wszystkie komórki spełniające określone kryteria, a LICZ.JEŻELI zlicza wszystkie komórki spełniające określone kryteria. Na przykład, wyobraź sobie, że chcesz policzyć wszystkie komórki, które są większe lub równe 21 (legalny wiek picia w USA),
aby dowiedzieć się, ile butelek szampana potrzebujesz na zdarzenie klienta. Możesz użyć LICZ.JEŻELI jako rozwiązania zaawansowanego, jak pokazano na zrzucie ekranu poniżej.
Funkcje CELL, LEFT, MID i RIGHT
Te zaawansowane funkcje Excela można łączyć, aby stworzyć bardzo zaawansowane i złożone formuły do użycia. Funkcja CELL może zwrócić różne informacje o zawartości komórki (takie jak jej nazwa, lokalizacja, wiersz, kolumna i inne). Funkcja LEWA może zwracać tekst od początku komórki (od lewej do prawej), MID zwraca tekst z dowolnego punktu początkowego komórki (od lewej do prawej), a PRAWO zwraca tekst z końca komórki (od prawej do lewej).
Zaawansowane funkcje Excel
= SUMA ()
Pierwsza funkcja, którą każdy powinien znać, mówi Excelowi, aby przeprowadził podstawową arytmetykę. Powiedzmy, że chcesz, aby liczby w komórce A2 i komórce B2 zostały dodane do komórki C2. Wystarczy wejść =SUM(A2:B2) w C2, a następnie nacisnąć Enter. W jednej chwili pojawi się suma dwóch komórek.
Możesz użyć tej funkcji i większości wymienionych tutaj funkcji, aby objąć tyle komórek, ile potrzebujesz. Możesz także wybrać je za pomocą myszy, ale uważam, że znacznie łatwiej jest pisać w różnych komórkach.
= ŚREDNIA ()
Średnia robi dokładnie to, co mówi, i działa podobnie do SUM. Jeśli masz arkusz zawierający miesięczne zarobki w ciągu ostatniego roku w kolumnach A2 do A13, wpisz =AVERAGE(A2:A13) A14, aby uzyskać średnią wszystkich miesięcznych zarobków.
Ponownie, możesz także użyć kursora myszy, aby kliknąć i przeciągnąć podświetlony zakres komórek lub użyć Control + Click, aby wybrać pojedyncze komórki.
= MEDIAN ()
Mediana i średnia są często mylone, ale nie są tym samym. Mediana przyjmuje grupę liczb,2, 6, 15, 31 i 56 i określa środkowy punkt grupy. Innymi słowy, połowa liczb jest powyżej mediany, a połowa poniżej. Porównaliśmy medianę ze średnią na zrzucie ekranu, aby pokazać różnicę.
= MIN ()
Jeśli potrzebujesz znaleźć najmniejszą liczbę w szeregu komórek, MIN może ci w tym pomóc. Używanie =MIN(B3:B39) da ci najmniejszą liczbę zawartą w tych komórkach.
= MAX ()
Max jest odpowiednikiem MIN i robi odwrotnie, pokazując największą liczbę zawartą w zakresie komórek.
= TRIM ()
Jeśli skopiujesz tekst z innego programu do Excela, często możesz skończyć z nadmiarem białych znaków, które zmienią Twój arkusz kalkulacyjny w wizualny horror. TRIM może Ci pomóc w czyszczeniu.
TRIM może zajmować się tylko tekstem z pojedynczej komórki. Zacznij więc od wyczyszczenia tekstu w komórce B1 =TRIM(B1) , na przykład wpisując w komórce C1. Wynik zostanie wyczyszczony tekst w komórce C1. Powtórz tę funkcję dla wszystkich innych potrzebnych komórek.
Jeśli chcesz wyczyścić podziały wierszy, wypróbuj CLEAN zamiast TRIM.
= COUNT ()
Jeśli chcesz wiedzieć, ile komórek w danym zakresie zawiera liczby, nie przejmuj się liczeniem ręcznym – użyj funkcji COUNT. Jeśli masz na przykład kombinację liczb i tekstu w komórkach A21-A50, wpisz do komórki A51, =COUNT(A21:50)
a otrzymasz odpowiedź w mgnieniu oka .
= COUNTA ()
Podobnie jak w powyższym przykładzie, można użyć =COUNTA()do policzenia liczby komórek w danym zakresie zawierających znaki, takie jak liczby, tekst lub symbole, a także wartości błędów.
= LEN ()
Jeśli chcesz policzyć liczbę znaków w pojedynczej komórce, w tym białe znaki, sprawdź LEN. Chcesz wiedzieć, ile znaków znajduje się w komórce A1? Po prostu wpisz =LEN(A1)inną komórkę, a dowiesz się.
= CONCATENATE ()
To pobiera dane z dwóch komórek i zamienia je w jedno. Sprawdź nasze poprzednie spojrzenie na funkcje Excela, aby zobaczyć, jak to może być przydatne.
= DNI ()
Chcesz poznać liczbę dni między dwiema datami w arkuszu kalkulacyjnym? Gdybyś miał na przykład 5 września 2018 r. W komórce A4 i 27 grudnia 2018 r. W A5, po prostu użyj odpowiedzi, =DAYS(A5, A4)aby uzyskać liczbę ujemną – odwrócenie kolejności komórek dałoby liczbę dodatnią.
Kurs Excel Gorzów Wlkp
Na naszym kursie Excel Gorzów Wlkp. poznasz wszystkie wskazówki, sztuczki, skróty, funkcje i formuły, których potrzebujesz, aby być zaawansowanym użytkownikiem. Ten kurs Excel został zaplanowany specjalnie dla użytkowników arkuszy kalkulacyjnych, którzy już przeprowadzają profesjonalną analizę finansową i modelowanie finansowe.
Niezależnie od tego, czy jesteś debiutantem Excela, czy uczonym w arkuszu kalkulacyjnym, nasze internetowe kursy szkoleniowe Excel na żądanie prowadzone przez ekspertów pomogą Ci przenieść swoje umiejętności na wyższy poziom.
Dowiedz się o ważnych umiejętnościach zwiększania CV, aby zwiększyć swoją pensję i poprawić perspektywy pracy u wielokrotnie nagradzanego instruktora i Microsoft MVP, Ken Puls.
Posiadamy szereg kursów Excel dla początkujących, którzy chcą zrozumieć podstawowe aspekty formatowania, funkcji i formuł. Weź udział w naszym kursie Excel Gorzów Wlkp a na pewno nie pożałujesz!