Szkolenia Sekretarka – Asystentka Szefa

SEKRETARKA – ASYSTENTKA SZEFA

Praca sekretariatu i zatrudnionych w nich osób „z oglądu” wydaje się lekka, łatwa i przyjemna. Jaka jest rzeczywiście wiedzą szefowie, a przede wszystkim ich sekretarki. Jeszcze kilka lat temu wystarczyło znać kilka programów użytkowych, porozumiewać się w jednym języku obcym i mieć ogólną orientację w zakresie organizacji pracy, aby pracować w sekretariacie. Dzisiaj wymagana jest znajomość przynajmniej dwóch języków obcych, biegłości w posługiwaniu się klawiaturą komputera i różnymi programami użytkowymi, a ponadto znajomość i przestrzeganie procedur biurowych. Osobę pracującą w sekretariacie powinny również cechować tzw. Umiejętności miękkie, tj. prowadzenie rozmów bezpośrednich i telefonicznych, negocjowanie, pozytywne myślenie, wysoka kultura osobista, znajomość savoir – vivre’u, w tym także różnic międzykulturowych.

Sekretariat jest centrum informacyjnym każdej jednostki organizacyjnej.

Tutaj napływają informacje z różnych źródeł (zarówno znajdujących się wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy), tj. z innych komórek organizacyjnych firmy lub z innych instytucji: przysłane pocztą tradycyjną i elektroniczną, faksem, uzyskane z internetu, przyniesione przez interesantów i gości, przekazane przez szefa i współpracowników. Nie każda z nich jest równie wartościowa dla organizacji, jedne są celowe, inne mimowolne. Nie zawsze przydają się firmie w takiej postaci, w jakiej napłynęły.

Od wieków zarządzanie, czyli podejmowanie decyzji, było oparte na możliwości operowania pełną, rzetelną, aktualną, zrozumiałą, dokładną informacją i od wieków wszyscy wielcy tego świata (a ostatnio nawet mniejsi) mieli i mają sekretarzy lub sekretarki i sekretariaty jako centrum informacyjne.

Jeśli sekretariat ma właściwie odgrywać rolę takiego centrum, to osoby w nim zatrudnione powinny być dobrze zorientowane w zakresie źródeł informacji, jej ważności, terminowości, sposobów przekazywania itp.

Prawda o pracy w sekretariacie jak zawsze leży po środku. Po części mają rację interesanci. Dotychczas sekretariat tonął w papierkach, ale to się zmienia, bowiem stosuje się coraz nowocześniejsze sposoby wymiany informacji: pocztę elektroniczną, internet. Bywają firmy, z których typową korespondencję na blankiecie wysyła się bardzo rzadko.

Mają rację szefowie, mówiąc, że jest to sztab, centrum dowodzenia, które przygotowuje informację niezbędną dla podjęcia trafnej decyzji.

Mają również po części rację wszystkie sekretarki. I te, które pracują dopiero po kilka miesięcy, przytłaczane mnogością obowiązków, i te wieloletnie, które czerpią satysfakcję ze swej pracy. W każdej pracy są blaski i cienie, a w miarę upływu lat pracy potrafimy je różnie postrzegać, ponieważ doświadczenie pozwala dostrzec blaski również tam, gdzie początkujący pracownik widzi tylko cienie.

Cechy osobowości sekretarki i jej szefa będą przesądzać o tym, czy osoba posiadająca kwalifikacje zawodowe i osobiste będzie stanowiła ideał dla swego szefa.

Do kwalifikacji zawodowych należy zaliczyć:

  • Znakomita znajomość języka ojczystego w mowie i piśmie

  • Znajomość języka obcego (najczęściej angielskiego, którym włada w większym lub mniejszym stopniu pół świata) również w mowie i piśmie

  • Umiejętność zorganizowania i poprowadzenia biura

  • Znajomość specyfiki pracy biurowej i procedur biurowych

  • Wiedzę w zakresie przedmiotów ekonomicznych (ekonomia, organizacja przedsiębiorstw)

  • Umiejętność prowadzenia korespondencji w języku polskim i językach obcych

  • Podstawy księgowości (czasem również umiejętność poprowadzenia księgi przychodów i rozchodów)

  • Znajomość struktury organizacyjnej firmy i specyfiki jej działania

  • Umiejętność stenografii (wówczas mniej czasu poświęca się na odtwarzanie informacji) lub zamiennie obsługi urządzeń transkrypcyjnych,

  • Umiejętność obsługi urządzeń biurowych, tj. wielofunkcyjnego telefonu, faksu, kserokopiarki, komputera wraz z nowoczesnymi programami biznesowymi.

W grupie kwalifikacji osobistych znajdują się:

  • Zamiłowanie do porządku

  • Dobra pamięć

  • Poczucie odpowiedzialności

  • Umiejętność organizacji pracy swojej i innych osób

  • Systematyczne wykonywanie czynności

  • Umiejętność ustalania priorytetów

  • Przestrzeganie dyscypliny pracy

  • Łatwość w nawiązywaniu kontaktów z ludźmi

  • Poszanowanie czasu pracy szefa, współpracowników i interesantów

  • Odporność na stresy

  • Umiejętność tworzenia wizerunku firmy (uprzejmość, odpowiedni ubiór, sposób bycia)

  • Wysoka kultura osobista

  • Aparycja

  • Często dyspozycyjność i wiele innych cech.

Sekretarka – asystentka w nowoczesnej firmie to osoba wykształcona, kompetentna, bez kompleksów, mająca pewien zakres samodzielnego działania i wynagradzania stosownie do swoich kompetencji. Szef powinien wiedzieć, że jest oceniany przez innych również na podstawie tego, kto prowadzi jego sekretariat i w jaki sposób.

O profesjonalizmie sekretarki świadczy nie tylko jaka ona jest, lecz także jak jest postrzegana przez otoczenie.

Jaka więc powinna być profesjonalna sekretarka? Czy koniecznie trzeba mieć blisko pół wieku, żeby być w taki sposób postrzeganą? Na pewno nie, ale bardzo trudno sprecyzować o co w tym profesjonalizmie chodzi.

Profesjonalna sekretarka powinna wykazywać następujące cechy:

  • Powinna być dobra w wielu dziedzinach wiedzy, gdyż jej praca wymaga wszechstronności

  • Powinna być dyskretna i lojalna – nie przekazywać na zewnątrz lub wewnątrz firmy do postronnych osób informacji na temat spraw firmy

  • Powinna być uosobieniem porządku i dobrej organizacji czasu pracy, a nie bałaganiarzem, który pół dnia spędza na poszukiwaniach pism,

  • Powinna stwarzać wrażenie, że praca w sekretariacie jest jej żywiołem, że nie znalazła się w nim na chwilę i przez pomyłkę

  • Powinna wykazywać szacunek dla swego stanowiska, bo od tego zależy, jaki do niego stosunek wykażą inni (jeśli będzie obnosić swe niezadowolenie i lekceważenie – otoczenie uwierzy, że nie warto być sekretarką)

  • Powinna okazywać wszystkim życzliwość, uśmiechać się, być grzeczną, nie traktować interesantów i klientów jak zbędny balast, bo to dzięki nim pracuje, gdyby nie oni – nie byłaby potrzebna

  • Nie powinna podejmować pracy na tym stanowisku w ostateczności, sygnalizując przyszłemu pracodawcy, że znajduje się ono poniżej jej oczekiwań, ale zrobi mu tę łaskę, że pozwoli się zatrudnić

  • Nie powinna nadrabiać braków w kwalifikacjach podkreślaniem walorów zewnętrznych, przez agresywny makijaż, nieodpowiednie ubranie i zachowanie oraz wewnętrznych – popisywanie się udawaną pewnością siebie lub erudycją

  • Nie powinna wtajemniczać w kłopoty szefa, a także swoje własne pracowników firmy oraz osób powiązanych z firmą

  • Nie powinna stawiać siebie jako strony w sprawach służbowych, interpretując za pomocą komentarzy polecenia szefa dotyczące pracowników i klientów (ma je tylko przekazywać)

  • Nie powinna okazywać, że to ona jest najważniejszą osobą w firmie (nawet jeśli tak jest istotnie), mówiąc o innych z lekceważeniem lub traktując ich pobłażliwie

  • Nie powinna być gadatliwa, plotkarska, zrzędzić i mówić podniesionym głosem (ta ostatnia cecha potrafi skutecznie zrazić otoczenie sekretariatu)

  • Nie powinna traktować pracy w firmie przede wszystkim jako kariery zawodowej, domagając się szkoleń, urlopów szkoleniowych, refundacji, natomiast może wspomnieć o konieczności podniesienia kwalifikacji

  • Nie powinna być opryskliwa, wścibska i uszczypliwa w stosunku do współpracowników i klientów, bo to nie przystoi profesjonalistce

  • Nie powinna wykorzystywać służbowego telefonu do długich telefonicznych dialogów (czasem monologów), a służbowego e-maila do przesyłania „łańcuszków szczęścia” i dowcipów

Znakomita organizacja to umiejętność niezbędna w pracy asystentki, która organizuje nie tylko swój czas pracy, ale również szefa. Osoba na tym stanowisku musi sprawić, aby wszystkie powierzone jej zadania zostały wykonane we wskazanym terminie. Dobra asystentka potrafi w natłoku obowiązków wybrać te, które w danej chwili są najważniejsze. Dzięki właściwemu planowaniu, odpowiednio dobranym metodom, technikom i formom zadań asystentka może usprawnić wykonywanie swoich obowiązków. Istotna jest również skuteczność działania w sytuacjach trudnych, stresujących oraz pod presją czasu.

W ramach szkoleń omówione zostaną zagadnienia:

  • Rodzaje sekretariatu (mała firma prywatna, firma państwowa, spółka akcyjna, organy administracji państwowej, administracja samorządowa, spółdzielnia)

  • Zakres czynności

  • Regulaminy

  • Czynności kancelaryjne w sekretariacie

  • Obieg pisma

  • Minimum na temat korespondencji

  • Zarządzanie czasem

  • Rozmowy telefoniczne

  • Delegacje

  • Sprawy kadrowe

  • Odprawy, narady, konferencje

  • Technologie w biurze

  • Klienci, współpracownicy, szefowe i asystentki

  • Savoir vivre

  • Praca z komputerem i urządzeniami biurowymi

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on facebook
Share on print
Share on pinterest
Share on facebook

Komentarz

Zadzwoń Teraz
Dojazd